Forretningsorden for avlsrådet
Revideret marts 2017
Konstitution
Avlsrådet består af 5 medlemmer. Medlemmerne vælges for 2 år af gangen.
Avlsrådet konstituerer sig selv med en formand, en kontaktperson og tre menige medlemmer på første møde efter Plenarforsamlingen. De regler, avlsrådet arbejder efter, kan findes på siden for Regler for avlsrådet.
Henvendelse til avlsrådet skal ske til avlsrådets kontaktperson på mail, avlsraad@felisdanica.dk
Møder
Der afholdes normalt et fysisk møde hvert år. Det tilstræbes, at det fysiske møde er det konstituerende møde, der afholdes efter Plenarforsamlingen. Alle andre interne møder afholdes som skype-møder eller telefonmøder.
Ud over rådets medlemmer kan en repræsentant fra Felis Danicas forretningsudvalg (FU) og Felis Danicas stambogsfører deltage i de interne møder. Derudover kan Avlsrådet indkalde personer med særlig viden til møderne.
Rådets medlemmer, Felis Danicas repræsentanter og andre, der deltager i Avlsrådets beslutningsprocesser, har tavshedspligt.
ARs kontaktperson er ansvarlig for mødereferater for alle møder. Referaterne opbevares i Avlsrådets dokumentstyringsværktøj under Felis Danica.
Rimelige udgifter i forbindelse med transport til Avlsrådsmøderne dækkes efter FUs retningslinjer. Bilag sendes af den enkelte mødedeltager til Felis Danicas kasserer for afregning.
Avlsrådets kunder
Avlsrådets kunder er medlemmerne af hoved- og specialklubber under Felis Danica, andre råd og nævn tilknyttet Felis Danica, Felis Danicas stambogsfører og Felis Danicas Forretningsudvalg (FU). Andre landes racekatteorganisationer kan også søge information hos Felis Danicas Avlsråd.
Avlsrådets opgaver
Avlsrådet besvarer forespørgsler om avl og opdræt, genetik ang. farver og helbred, i overensstemmelse med Regler for avlsrådet, §3.
Avlsrådets medlemmer tilstræber at udføre de opgaver, de har påtaget sig, inden for så kort en tidsfrist, som det er muligt for den givne opgave. Bliver en opgave forsinket eller kan medlemmet af andre årsager ikke umiddelbart færdiggøre opgaven, skal formanden informeres hurtigst muligt, så opgaven evt. kan overgives til et andet medlem.
Sagsbehandling
Sager afgøres så vidt muligt ved konsensus. Hvis dette ikke kan lade sig gøre, afgøres sagen ved simpelt flertal. Sager afgøres på basis af den modtagne dokumentation og korrespondance, som alle rådets medlemmer forventes at læse og tage stilling til.
Den skriftlige kommunikation mellem Avlsrådets medlemmer foregår fortrinsvis elektronisk. Beslutninger, der undtagelsesvis tages via e-mail registreres i Avlsrådets dokumentstyringsværktøj under Felis Danica.
Den regulære sagsbehandling foregår i et elektronisk værktøj, hvor al kommunikation og dokumentation relateret til den givne sag skal opbevares, så der altid vil være fuld sporbarhed for alle beslutninger i sagen.
Personer, der har sager til afgørelse i Avlsrådet, skal hurtigst muligt have kvittering for modtagelse af sagen og besked om en forventet tidshorisont for evt. behandling/afgørelse af den. Hvis en sag trækker i langdrag, skal kunden hurtigst muligt informeres om hvorfor, og hvad tidshorisonten kan tænkes at blive. Når en sag afsluttes, skal kunden hurtigst muligt have et fyldestgørende svar indeholdende en henvisning til de relevante regler, som ligger til grund for afgørelsen.
Kunden kan anke Avlsrådets afgørelser indenfor 4 uger efter modtagelse af afgørelsen. Ankeinstansen er FU.
Avlsrådets beslutninger meddeles til stambogsføreren. Er der tale om principielle sager, meddeles Avlsrådet beslutninger også til FU.
Al korrespondance med kunderne foregår elektronisk, med mindre det kun kan lade sig gøre via papirpost.
Vedr. importstamtavler: Rådet afgør internt, hvem der er ansvarlig for kontrol af stamtavler fra ikke-FIFe organisationer.
Når der anmodes om stamtavle på en importeret kat, vurderer stambogsføreren om det er en sag for Avlsrådet og sender sagen til Avlsrådets kontaktperson. Hvis Avlsrådet finder, at der ikke er genetiske uoverensstemmelser i stamtavlen, meddeles dette til stambogsføreren, som så kan udstede stamtavlen.
Hvis der mangler information, forsøger Avlsrådet at indhente den nødvendige information fra den eksporterende organisation. Hvis stamtavlen i sidste ende ikke kan godkendes, informeres stambogsfører og den importerende katteejer om dette.